Bartłomiej Witkowski
Gdy firma obsługuje kilka lub kilkadziesiąt punktów dziennie, samo wyznaczenie drogi od adresu A do adresu B przestaje wystarczać. Dyspozytor musi zdecydować, który kierowca pojedzie do danego klienta, w jakiej kolejności odwiedzi wszystkie miejsca i czy zdąży wykonać zadania w określonych godzinach. Do tego dochodzą ograniczenia pojazdów, czas obsługi na miejscu, priorytetowe dostawy oraz koszty paliwa i pracy. Im więcej zmiennych, tym trudniej ułożyć plan ręcznie bez zbędnych kilometrów i opóźnień.
Przy pojedynczej trasie kolejność kilku wizyt można jeszcze ustalić intuicyjnie. W większej skali liczba możliwych kombinacji rośnie jednak bardzo szybko. Najkrótsza droga między kolejnymi adresami nie zawsze tworzy najlepszy plan całego dnia. Kierowca może trafić do punktu przed jego otwarciem, przekroczyć czas pracy albo otrzymać zlecenie, którego nie da się obsłużyć danym pojazdem.
Dlatego plan powinien obejmować cały zestaw zadań jednocześnie. Znaczenie ma nie tylko długość przejazdu, lecz także liczba dostępnych kierowców, lokalizacja baz, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz czas potrzebny na wykonanie każdej usługi lub dostawy. Dopiero połączenie tych danych pozwala ocenić, czy harmonogram jest rzeczywiście wykonalny.
Podstawą dobrego planu jest kompletna lista adresów. Punkty można przygotować w arkuszu i zaimportować do systemu, zamiast przepisywać je pojedynczo. Gdy nie mają współrzędnych geograficznych, ich położenie może zostać rozpoznane na podstawie danych adresowych. Następnie do każdego miejsca warto dodać informacje wpływające na realizację zlecenia.
Najczęściej są to okna czasowe klienta, przewidywany czas obsługi, wielkość ładunku oraz ważność wizyty. W przypadku floty z różnymi pojazdami przydaje się także określenie kompatybilności. Punkt wymagający windy załadunkowej powinien zostać przypisany do samochodu wyposażonego w taką funkcję, a dostawa z konkretnej bazy do pojazdu, który rzeczywiście może z niej wyruszyć. Takie zasady ograniczają ryzyko utworzenia trasy poprawnej na mapie, ale niemożliwej do wykonania w praktyce.
W firmach kurierskich, handlowych, serwisowych i dystrybucyjnych problemem nie jest zwykle jedna lista adresów, lecz podział pracy między wiele osób. System powinien więc nie tylko porządkować punkty, ale również tworzyć zestaw tras dla dostępnych kierowców. Może przy tym dążyć do wykorzystania całej floty albo do ograniczenia liczby pojazdów potrzebnych danego dnia.
Właśnie w takim zastosowaniu optymalizacja tras z wieloma punktami pomaga porównać liczne warianty i ułożyć zadania z uwzględnieniem godzin pracy, okien czasowych, ładowności, priorytetów oraz przypisanych obszarów. Efektem nie jest jedynie linia na mapie, ale gotowy podział zleceń pomiędzy kierowców.
Rejonizacja może dodatkowo uporządkować obsługę stałych terenów. Na mapie da się wyznaczyć obszary przypisane do konkretnych pracowników, dzięki czemu kierowcy realizują zadania głównie w swoich rejonach. Pozwala to zachować czytelny podział odpowiedzialności i ograniczyć przypadkowe krzyżowanie się tras.
Nawet dobrze przygotowany plan może wykazać, że części zleceń nie da się zrealizować w danym dniu. Powodem może być zbyt wąskie okno czasowe, duża odległość od bazy, brak odpowiedniego pojazdu albo niewystarczający czas pracy kierowcy. Ważne, aby takie punkty nie znikały z harmonogramu, lecz zostały wyraźnie oznaczone jako nieobsłużone.
Dyspozytor może wtedy przenieść je na kolejny dzień albo świadomie dodać do wybranej trasy, wiedząc, które ograniczenie zostanie przekroczone. Takie podejście ułatwia podejmowanie decyzji i pozwala odróżnić błąd w planowaniu od sytuacji, w której dostępne zasoby po prostu nie wystarczają do wykonania wszystkich zadań.
Samo ułożenie tras to dopiero połowa procesu. Kierowca potrzebuje jasnej kolejności punktów i wygodnego dostępu do nawigacji. Gotowy plan można przesłać na telefon, aby pracownik otworzył kolejne miejsca w Google Maps i realizował zadania zgodnie z ustaloną kolejnością. Zmniejsza to liczbę telefonów do dyspozytora i ogranicza pomyłki przy ręcznym przepisywaniu adresów.
Podczas realizacji przydatne jest również śledzenie bieżącej pozycji oraz statusów zleceń. Informacja, czy punkt jest nierozpoczęty, zrealizowany, pominięty lub odrzucony, daje osobie zarządzającej flotą aktualny obraz sytuacji. Gdy pojawi się dodatkowe zlecenie, łatwiej ocenić, który kierowca znajduje się w pobliżu i ma możliwość jego obsługi.
Ocena planu nie powinna kończyć się na liczbie kilometrów. Na koszt wpływają także spalanie konkretnego pojazdu, opłaty drogowe, czas pracy kierowcy czy przyjęta stawka za kilometr. Zestawienie tych danych jeszcze przed rozpoczęciem przejazdów pomaga porównywać warianty i wybierać rozwiązanie korzystniejsze dla firmy.
Po zakończeniu planowania szczegółowy raport może zawierać adresy, przewidywane godziny przyjazdu i odjazdu, czas obsługi, kilometraż oraz rozbicie kosztów. Taki dokument ułatwia kontrolę operacyjną i późniejszą analizę. Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta już z systemu TMS, CRM lub ERP, możliwość integracji pozwala przesyłać punkty do optymalizacji i odbierać gotową kolejność bez tworzenia odrębnego obiegu danych.
Dobrze zaplanowany dzień pracy floty zaczyna się więc od uporządkowanych danych i realistycznych ograniczeń. Automatyczne porównanie wariantów pomaga przełożyć listę zleceń na wykonalne trasy, a następnie przekazać je kierowcom i kontrolować realizację. Dzięki temu zarządzanie przejazdami staje się procesem opartym na konkretnych parametrach, a nie na intuicyjnym układaniu kolejności punktów.
