Bartłomiej Witkowski
Planowanie pracy floty staje się trudne wtedy, gdy liczba punktów, kierowców i ograniczeń rośnie szybciej niż możliwości ręcznego układania przejazdów. Sama mapa nie wystarcza, ponieważ najkrótsza droga dla jednego auta nie musi prowadzić do najlepszego wyniku dla całego zespołu. Trzeba jednocześnie uwzględnić godziny pracy, dostępność pojazdów, terminy wizyt, czas obsługi i kolejność zleceń. Dopiero połączenie tych danych pozwala stworzyć plan, który jest wykonalny w praktyce.
W przypadku jednego kierowcy można jeszcze próbować ręcznie zmieniać kolejność punktów. Przy kilku pojazdach każda decyzja wpływa jednak na pozostałe trasy. Przeniesienie jednego zlecenia do innego kierowcy może skrócić jego przejazd, ale jednocześnie spowodować przekroczenie czasu pracy, niedopasowanie pojazdu albo spóźnienie w kolejnym punkcie. Dlatego planowanie wielu tras powinno obejmować całą flotę, a nie osobne przejazdy tworzone jeden po drugim.
W podejściu opartym na problemie VRP, czyli Vehicle Routing Problem, system dobiera zestaw tras i przypisuje je do dostępnych pojazdów. Celem może być zmniejszenie łącznej liczby kilometrów, ograniczenie kosztów albo obsłużenie możliwie dużej liczby zleceń. Istotne jest przy tym nie tylko ułożenie punktów w dobrej kolejności, lecz także rozdzielenie pracy między kierowców w sposób zgodny z realnymi ograniczeniami.
Plan, który dobrze wygląda na mapie, może okazać się niemożliwy do wykonania. Klient może przyjmować dostawy tylko w określonych godzinach, kierowca ma ustalony czas pracy, a pojazd ograniczoną ładowność. Do tego dochodzi czas potrzebny na rozładunek, serwis lub podpisanie dokumentów. Każdy z tych elementów zmienia możliwą kolejność odwiedzin i wpływa na godzinę dotarcia do kolejnych miejsc.
W praktyce warto uwzględniać okna czasowe punktów, czas obsługi, priorytety zleceń oraz ładowność pojazdów. MapGO pozwala opisywać ładowność w trzech wymiarach, na przykład przez masę, objętość i ilość, a także określać zgodność zleceń z bazą, konkretnym pojazdem lub jego cechą. Dzięki temu punkt wymagający auta z windą albo chłodnią może zostać przypisany do odpowiednio wyposażonego pojazdu.
Ręczne planowanie często polega na wielokrotnym przesuwaniu punktów i sprawdzaniu, czy zmiana nie wywoła kolejnego problemu. Przy większej liczbie zleceń liczba możliwych kombinacji szybko rośnie. Narzędzie optymalizacyjne przeszukuje warianty i wybiera zestaw przejazdów najlepiej odpowiadający przyjętym warunkom. Planista nadal ustala zasady, ale nie musi samodzielnie testować każdej kolejności.
Właśnie dlatego optymalizacja tras dla floty ma znaczenie nie tylko dla długości przejazdów. Pozwala także lepiej dopasować liczbę wykorzystywanych pojazdów, rozłożyć zadania między kierowców i wskazać punkty, których nie da się obsłużyć w zadanych warunkach. Taka informacja jest ważna, ponieważ umożliwia świadome przełożenie zlecenia, zmianę priorytetu albo korektę planu zamiast odkrywania problemu już w trasie.
Nie każda firma chce, aby kierowcy poruszali się po całym obszarze działania. Często zespół jest podzielony na rejony, a konkretni pracownicy znają przypisane im dzielnice, miasta lub grupy klientów. MapGO umożliwia rysowanie na mapie obszarów w formie wielokątów lub kół i przypisywanie do nich kierowców. Podczas optymalizacji punkty mogą być obsługiwane zgodnie z takim podziałem.
Podobną rolę pełni kompatybilność. Zlecenie można powiązać z bazą, pojazdem, cechą pojazdu albo obszarem. Pozwala to zachować zasady operacyjne, których nie widać na samej mapie. Przykładowo wybrane punkty mogą być obsługiwane tylko przez auta wyjeżdżające z określonej bazy lub przez pojazdy spełniające wymagania związane z rodzajem ładunku.
Optymalizacja kończy się dopiero wtedy, gdy kierowca otrzymuje czytelną trasę i może rozpocząć realizację. W MapGO przygotowany plan można przesłać na telefon, a punkty otworzyć w nawigacji Google Maps. Aplikacja mobilna służy również do odbierania tras, natomiast osoba zarządzająca flotą może obserwować bieżącą pozycję pracowników i statusy realizowanych zleceń.
Taki przepływ informacji ułatwia reakcję na zmiany w ciągu dnia. Gdy pojawi się dodatkowe zlecenie w pobliżu jednego z kierowców, planista ma lepszą podstawę do decyzji niż wtedy, gdy opiera się wyłącznie na telefonicznych deklaracjach. Statusy zadań pokazują, które punkty zostały zrealizowane, pominięte albo odrzucone, co porządkuje komunikację między biurem a zespołem terenowym.
Dobry system planowania powinien nie tylko tworzyć przejazdy, ale również umożliwiać ich analizę. MapGO pozwala generować raporty w pliku xlsx dla projektu i poszczególnych tras. Mogą one obejmować adresy, godziny przyjazdu i odjazdu, czas obsługi, kilometraż oraz koszty związane między innymi z paliwem, opłatami drogowymi i pracą kierowcy.
W firmach korzystających już z TMS, CRM lub ERP istotna może być integracja. Punkty tras można przekazywać do narzędzia optymalizacyjnego, a następnie odbierać gotową kolejność przejazdów. Dzięki temu planowanie nie musi funkcjonować jako odrębny proces oparty na ręcznym przepisywaniu danych.
Największa wartość takiego podejścia pojawia się wtedy, gdy plan uwzględnia prawdziwe warunki pracy, a nie tylko odległości między adresami. Flota może być wykorzystana bardziej świadomie, kierowcy otrzymują wykonalne zadania, a planista wcześniej widzi ograniczenia. To zmienia planowanie tras z codziennego układania punktów w uporządkowany proces decyzyjny.
