Bartłomiej Witkowski
Samochód firmowy rzadko jest tylko środkiem transportu. W wielu przedsiębiorstwach pracuje na punktualność dostaw, sprawność serwisu, obsługę klientów, dojazdy handlowców i bezpieczeństwo pracowników. Dopóki flota liczy kilka pojazdów, wiele spraw da się kontrolować telefonem, arkuszem i rozmową z kierowcą. Gdy aut, tras i obowiązków przybywa, taki model szybko zaczyna tworzyć chaos.
Na blogu motoryzacyjnym naturalnie dużo mówi się o kosztach eksploatacji, serwisie, ubezpieczeniach i codziennym użytkowaniu pojazdów. W przypadku aut służbowych te same tematy nabierają jeszcze większego znaczenia, bo każdy postój, nadmierne spalanie, nieplanowana naprawa albo błędnie rozliczona trasa wpływa nie tylko na kierowcę, ale też na organizację pracy całej firmy.
W prywatnym samochodzie kierowca zwykle sam wie, kiedy tankował, gdzie jechał i co wymaga naprawy. W firmie odpowiedzialność jest rozproszona. Jednym autem może jeździć kilku pracowników, pojazdy pracują w różnych lokalizacjach, a informacje o trasach, kosztach i stanie technicznym trafiają do biura z opóźnieniem albo w niepełnej formie.
To właśnie w takich sytuacjach pojawia się potrzeba uporządkowania danych. Nie chodzi wyłącznie o podgląd auta na mapie, ale o zrozumienie, jak pojazd jest używany: ile przejechał, jak często tankuje, kto nim kierował, czy trasa była służbowa, czy styl jazdy nie przyspiesza zużycia paliwa i części. Bez takiej wiedzy łatwo oceniać flotę na podstawie wrażeń, a nie faktów.
NaviExpert Telematics odpowiada na ten problem jako system dla managerów flot i przedsiębiorców. Łączy monitoring GPS, dane z urządzeń telematycznych, analizę kosztów oraz narzędzia administracyjne, dzięki którym można szybciej zobaczyć, co naprawdę dzieje się z firmowymi autami.
Koszty floty nie rosną zwykle z jednego powodu. Składają się na nie paliwo, naprawy, ubezpieczenia, opłaty drogowe, przeglądy, opony, styl jazdy i sposób planowania tras. Jeśli każda informacja znajduje się w innym miejscu, trudno zauważyć zależności. Przykładowo wzrost spalania może wynikać nie tylko z dłuższych tras, ale też z gwałtownych przyspieszeń, niepotrzebnych postojów albo nieprawidłowego użytkowania auta.
System Business Intelligence w NaviExpert Telematics porządkuje takie dane w czytelnym panelu. Manager może analizować koszty całej floty, konkretnego działu, kierowcy albo pojazdu. Ważne jest też połączenie danych z urządzeń telematycznych, takich jak poziom paliwa, wykryte tankowania i styl jazdy, z dokumentami kosztowymi, na przykład fakturami, kartami paliwowymi czy zestawieniami transakcji.
Dzięki temu zarządzanie flotą pojazdów staje się bardziej podobne do analizy procesu biznesowego niż do ręcznego zbierania informacji po fakcie. Firma może zobaczyć, które auta generują największe koszty, ile kosztuje przejechany kilometr i czy pojawiają się sytuacje wymagające wyjaśnienia, na przykład tankowanie niepasujące do sposobu użycia pojazdu.
Kontrola floty nie powinna oznaczać wyłącznie nadzoru nad pracownikami. Dobrze wykorzystane dane pomagają również kierowcom, bo pokazują, które nawyki wpływają na bezpieczeństwo i ekonomię jazdy. W NaviExpert Telematics funkcja analizy stylu jazdy ocenia między innymi gwałtowne hamowania, przyspieszenia i przekroczenia prędkości.
To ważne w firmach, w których samochód jest narzędziem codziennej pracy. Serwisant, przedstawiciel handlowy, kurier lub pracownik obsługujący wiele punktów dziennie często działa pod presją czasu. System nie usuwa tej presji, ale pozwala ją lepiej zrozumieć. Jeśli określone trasy regularnie kończą się pośpiechem, wysokim spalaniem lub ryzykowną jazdą, problemem może być nie tylko kierowca, ale też plan dnia, kolejność zleceń albo zbyt mały zapas czasu między wizytami.
Przydatnym elementem jest aplikacja mobilna dla kierowców, w której mogą oni śledzić swoje wyniki i porównywać je z ogólnofirmowym rankingiem. Taka forma informacji zwrotnej może działać bardziej praktycznie niż okazjonalne przypomnienie o spokojniejszej jeździe. Kierowca widzi, co poprawić po konkretnej trasie, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się szkoda lub wysoki rachunek za paliwo.
W wielu firmach największym problemem nie jest brak zaangażowania, tylko nadmiar drobnych obowiązków. Kto ma sprawdzić przebieg? Kiedy kończy się ubezpieczenie? Czy auto powinno trafić na serwis? Kto ostatnio korzystał z pojazdu pulowego? Czy trasa została oznaczona jako służbowa? Każde z tych pytań wydaje się małe, ale przy większej liczbie aut zaczyna zabierać dużo czasu.
NaviExpert Telematics wspiera takie obszary przez automatyzację zadań administracyjnych. System umożliwia zdalny podgląd rzeczywistych stanów licznika, przypomnienia dotyczące przeglądów, ubezpieczeń, serwisów i wymiany opon, a także rejestr wykorzystania aut pulowych. Kierowca może oznaczać przejazdy w aplikacji mobilnej, co ułatwia uporządkowanie historii użycia pojazdu.
Istotna jest również ewidencja przebiegu. Automatyczna kilometrówka ogranicza ręczne przepisywanie tras i pomaga w rozliczeniach podatkowych dotyczących samochodów wykorzystywanych służbowo. Dla firm, które dotąd opierały się na arkuszach lub notatkach, może to oznaczać mniej błędów i szybsze zamknięcie okresu rozliczeniowego.
Samo śledzenie pozycji pojazdu bywa kojarzone z prostą lokalizacją auta. W praktyce monitoring GPS ma sens wtedy, gdy łączy pozycję z kontekstem: historią tras, godziną przejazdu, kierowcą, dystansem, poziomem paliwa i zdarzeniami na drodze. NaviExpert Telematics udostępnia mapę aktualnej pozycji pojazdów oraz historię tras dostępną z aplikacji i przeglądarki.
Przydatne są także geostrefy, czyli powiadomienia o wjeździe lub wyjeździe pojazdu z określonego obszaru. W firmie serwisowej może to pomóc sprawdzić, czy pracownik dotarł do klienta. W dystrybucji pozwala kontrolować obsługę punktów. W przypadku aut służbowych używanych po godzinach pracy ułatwia wykrycie nieautoryzowanego użycia pojazdu.
System przewiduje też sytuację, w której nadajnik GPS zostanie odłączony. Informacja o wypięciu urządzenia może trafić do firmy e-mailem, a komunikat pojawia się w systemie. To detal, który w codziennej eksploatacji ma znaczenie, bo chroni spójność danych i ogranicza ryzyko, że ważne zdarzenie pozostanie niezauważone.
Dobra organizacja aut firmowych zaczyna się od prostego założenia: pojazd nie powinien być czarną skrzynką, o której firma dowiaduje się dopiero po otrzymaniu faktury, mandatu albo zgłoszenia szkody. Dane z trasy, paliwa, stylu jazdy i stanu technicznego pozwalają szybciej reagować, ale też spokojniej planować kolejne decyzje.
Dla czytelników zainteresowanych motoryzacją to temat bliski codziennej eksploatacji, tylko przeniesiony na skalę firmową. Tak jak prywatny kierowca chce wiedzieć, ile naprawdę kosztuje utrzymanie auta, tak przedsiębiorca potrzebuje wiedzieć, jak pracuje cała flota. Różnica polega na tym, że przy wielu pojazdach same rachunki i pamięć kierowców już nie wystarczają.
NaviExpert Telematics pokazuje, że nowoczesne narzędzia flotowe nie muszą sprowadzać się do suchego raportowania. Mogą łączyć bezpieczeństwo, koszty, administrację, rozliczenia i codzienną pracę kierowców w jednym systemie. W efekcie firma zyskuje nie tylko podgląd na samochody, ale przede wszystkim bardziej uporządkowany sposób korzystania z nich każdego dnia.
