Bartłomiej Witkowski
Pojazdy służbowe są dla wielu firm tak samo ważne jak narzędzia w warsztacie. Bez nich handlowiec nie dojedzie do klienta, serwis nie obsłuży zgłoszenia, a ekipa techniczna nie dotrze na miejsce pracy. Osoba odpowiedzialna za flotę musi jednak pilnować paliwa, przebiegu, napraw, opon, ubezpieczeń, rozliczeń i bezpieczeństwa.
Czytelnicy bloga motoryzacyjnego dobrze wiedzą, że o samochód trzeba dbać regularnie. W aucie prywatnym wystarczy zwykle pamiętać o przeglądzie, wymianie oleju i rozsądnym stylu jazdy. W firmie skala jest inna, bo każdy pojazd pracuje na wynik przedsiębiorstwa, a każda awaria oznacza koszt, opóźnienie i dodatkową organizację.
W mniejszych flotach wiele rzeczy da się początkowo ogarnąć arkuszem kalkulacyjnym, segregatorem z fakturami i rozmową z kierowcami. Problem pojawia się wtedy, gdy samochodów przybywa, auta rotują między pracownikami, a trasy prowadzą przez różne miejscowości. Wtedy pytanie nie brzmi już tylko: gdzie jest pojazd? Równie ważne staje się to, kto nim jechał, jak był użytkowany, ile kosztował dany przejazd i czy zbliża się termin czynności serwisowej.
NaviExpert Telematics odpowiada właśnie na takie potrzeby. To system dla przedsiębiorców i managerów floty, który łączy monitoring GPS z narzędziami do porządkowania procesów flotowych. Po podłączeniu nadajnika OBD pojazd może przekazywać dane do panelu dostępnego z komputera lub telefonu. Dla firmy oznacza to mniej domysłów i więcej danych.
W motoryzacji łatwo skupiać się na samych pojazdach: marce, silniku, przebiegu czy wyposażeniu. W firmowej flocie równie ważne są dane, które pokazują, jak auto faktycznie pracuje. System prezentuje aktualną pozycję pojazdów na mapie i historię tras, wraz z takimi informacjami jak adres początkowy i końcowy, data, godzina, dystans, obroty silnika, użycie pedału gazu czy poziom paliwa.
Takie informacje pomagają zauważyć, gdzie powstają koszty. Nie chodzi wyłącznie o kontrolę kierowcy, lecz o lepsze zrozumienie eksploatacji. Jeśli jedno auto częściej trafia do serwisu, generuje wyższe zużycie paliwa albo pokonuje trasy w sposób mniej płynny, manager może szybciej znaleźć przyczynę. System Business Intelligence dla flot porządkuje dane z urządzeń telematycznych oraz dokumentów kosztowych, takich jak faktury, karty paliwowe czy zestawienia transakcji.
Flota to nie tylko jazda. To także czynności, o których łatwo zapomnieć, gdy każdy dzień przynosi nowe zadania. Przegląd, ubezpieczenie, wymiana opon, serwis, limity przebiegu, rozliczenie kilometrówki, użycie auta pulowego: każdy z tych elementów wymaga porządku.
W NaviExpert Telematics dostępne są funkcje, które pomagają ograniczyć papierologię: rejestr wykorzystania aut pulowych, oznaczanie przejazdów w aplikacji mobilnej, automatyczna ewidencja przebiegu do celów VAT i PIT oraz zatwierdzanie okresów rozliczeniowych.
Znaczenie mają także przypomnienia. Kalendarz flotowy może informować o przeglądach, serwisie, ubezpieczeniach czy wymianie opon dla całej floty i dla każdego samochodu osobno. To podejście znane z eksploatacji aut: lepiej zaplanować obsługę wcześniej, niż reagować dopiero po przestoju.
W praktyce administrowanie flotą samochodową przestaje być ręcznym zbieraniem rozproszonych informacji, a zaczyna przypominać pracę na czytelnym pulpicie zarządczym.
Każdy kierowca ma własne nawyki. Jedni jeżdżą płynnie, inni częściej gwałtownie hamują, mocno przyspieszają albo przekraczają prędkość. W aucie prywatnym skutki widać po czasie w kosztach paliwa, opon, hamulców i napraw. We flocie ten efekt mnoży się przez liczbę pojazdów.
NaviExpert Telematics analizuje styl jazdy kierowców i całej floty. System pokazuje między innymi gwałtowne hamowania, przyspieszenia oraz przekroczenia prędkości, a trasy mogą być prezentowane na mapie z markerami zdarzeń. Kierowcy mają też dostęp do aplikacji mobilnej, w której mogą śledzić swoje wyniki. Wirtualny trener podpowiada po przejazdach, jak poprawić styl jazdy, a ranking i elementy grywalizacji mogą wzmacniać dobre nawyki bez sprowadzania całej rozmowy do kontroli.
Z punktu widzenia firm, które regularnie wysyłają pracowników w trasę, bezpieczeństwo nie jest dodatkiem. To element kosztów, reputacji i odpowiedzialności za ludzi. Lepsze nawyki za kierownicą mogą oznaczać spokojniejszą jazdę, mniejsze zużycie samochodu i mniej sytuacji, które kończą się szkodą lub przestojem.
Dla czytelników FlotaWielkopolski.pl ciekawy może być lokalny akcent: NaviExpert Telematics podkreśla, że jest polską firmą z Poznania. To nie jest bez znaczenia dla przedsiębiorców, którzy chcą korzystać z narzędzia dopasowanego do krajowych realiów, przepisów i codziennej pracy flotowej. Wsparcie zapewniają osoby tworzące system, bez pośrednictwa call center.
System obejmuje też rozwiązania związane z e-TOLL, ponieważ NaviExpert Telematics jest certyfikowanym dostawcą urządzeń ZSL oraz OBU przekazujących dane do tego systemu. Dla firm poruszających się po płatnych odcinkach dróg to kolejny przykład tego, że obsługa floty nie kończy się na lokalizacji auta. Liczą się również formalności, opłaty drogowe i spójność danych.
Dobrze prowadzona flota nie musi oznaczać większej liczby procedur. Często chodzi o coś przeciwnego: mniej chaosu, mniej ręcznego sprawdzania i więcej decyzji opartych na danych. Przy kilku pojazdach różnica może być wygodą. Przy kilkudziesięciu autach staje się już elementem sprawności operacyjnej.
Dla czytelnika zainteresowanego motoryzacją taki temat jest naturalnym przedłużeniem codziennej troski o samochód. Tak jak regularny serwis wydłuża życie auta, tak przejrzysty system nadzoru pomaga lepiej wykorzystać pojazdy firmowe. Monitoring GPS, analiza stylu jazdy, przypomnienia serwisowe, obsługa aut pulowych, geostrefy, diagnostyka i ewidencja przebiegu tworzą zaplecze, które ułatwia utrzymanie floty w dobrej kondycji.
W firmie samochód nie stoi osobno od reszty organizacji. Jest częścią kosztów, bezpieczeństwa, obsługi klienta i codziennego rytmu pracy. Dlatego narzędzia takie jak NaviExpert Telematics najlepiej rozumieć nie jako gadżet do śledzenia pojazdów, lecz jako praktyczne wsparcie dla osób, które chcą wiedzieć, co naprawdę dzieje się z autami służbowymi.
